Monitoring należności, który pilnuje terminów za Ciebie
Każda faktura dostaje tę samą ścieżkę: przypomnienie przed terminem, przypomnienie po terminie, wezwanie i kolejny etap. Gdy klient zapłaci, proces się zatrzymuje. Nie musisz pamiętać, komu i kiedy wysłać wiadomość.
Sprawdza się w firmach, które wystawiają od kilkunastu faktur miesięcznie z odroczonym terminem.
Najtańsza windykacja to ta, do której nie dochodzi
Większość opóźnień nie wynika ze złej woli. Faktura utknęła w skrzynce, czeka na akceptację albo ktoś uznał, że skoro nikt się nie upomina, to można zapłacić później. Przypomnienie wysłane w odpowiednim dniu rozwiązuje dużą część takich przypadków, zanim staną się zaległością.
Monitoring należności polega na tym, że o terminach pamięta proces. Ustalasz zasady raz: po ilu dniach idzie przypomnienie, kiedy wezwanie, których klientów traktujemy inaczej. Potem każda faktura przechodzi tę samą drogę.
Faktury można przekazywać plikiem albo przez integrację z programem do fakturowania. Sprawy, które mimo przypomnień pozostają niezapłacone, przechodzą do windykacji B2B bez ponownego zbierania dokumentów.
Co obejmuje monitoring
Kalendarz terminów
Stały podgląd faktur przed terminem, po terminie i tych, które wymagają decyzji.
Przypomnienia przed terminem
Uprzejma wiadomość na kilka dni przed datą płatności, z kwotą i numerem rachunku.
Przypomnienia po terminie
Pierwszy kontakt dzień lub kilka dni po terminie, zanim opóźnienie się utrwali.
Wezwania do zapłaty
Formalne wezwanie z naliczonymi odsetkami, gdy przypomnienia nie skutkują.
Wstrzymanie po wpłacie
Zaksięgowana płatność zatrzymuje dalsze wiadomości do tego klienta.
Wyjątki pod Twoją kontrolą
Możesz wstrzymać działania wobec wybranego kontrahenta albo zmienić mu ścieżkę.
Raport dla właściciela i księgowości
Lista zaległości według wieku, wpłaty z ostatnich dni i sprawy do decyzji.
Przykładowa ścieżka jednej faktury
- 3 dni przedPrzypomnienieKrótka informacja o zbliżającym się terminie.
- TerminDzień płatnościSystem sprawdza, czy wpłynęła zapłata.
- +3 dniPierwszy kontaktUprzejme przypomnienie o zaległości.
- +10 dniWezwanieFormalne wezwanie z odsetkami i nowym terminem.
- +21 dniDecyzjaPrzekazanie do windykacji albo indywidualne ustalenia.
- WpłataStopProces zatrzymuje się w chwili zapłaty.
Dla biur rachunkowych
Biuro rachunkowe widzi zaległości klientów wcześniej niż oni sami. Monitoring pozwala zamienić tę wiedzę w usługę: biuro przekazuje faktury po terminie, a przypomnienia i wezwania wychodzą w imieniu klienta według ustalonych zasad.
Dla właścicieli firm to mniej telefonów, których nikt nie lubi wykonywać. Dla biura dodatkowa wartość bez zatrudniania osoby do pilnowania płatności.
Najczęstsze pytania
Czym monitoring różni się od windykacji?
Monitoring zaczyna się przed terminem płatności i obejmuje przypomnienia oraz pierwsze wezwania. Windykacja to działania wobec faktur, które mimo przypomnień pozostają niezapłacone: negocjacje, ugody i przygotowanie sprawy do sądu.
Czy klienci będą wiedzieli, że korzystam z zewnętrznej firmy?
To zależy od ustaleń. Przypomnienia mogą wychodzić w imieniu Twojej firmy, z Twoimi danymi i w uzgodnionym tonie.
Czy mogę wyłączyć przypomnienia dla wybranych klientów?
Tak. Dla każdego kontrahenta można wstrzymać działania, wydłużyć terminy albo ustalić inną kolejność kroków.
Jak przekazuję faktury?
Plikiem CSV lub XLSX, plikiem z KSeF albo przez integrację z programem do fakturowania. Sposób ustalamy przy wdrożeniu.
Co się dzieje, gdy klient zapłaci część kwoty?
Wpłata jest rozliczana, a dalsze działania dotyczą tylko pozostałej części. Możesz też zdecydować o wstrzymaniu sprawy.
Zobacz też
Opisz sprawę. Odpowiemy, co da się z nią zrobić.
Na początek wystarczy kilka zdań: branża, liczba spraw i łączna kwota. Dokumenty i dane dłużników przekazuje się dopiero po uzgodnieniu zasad.