Wezwanie do zapłaty faktury: wzór i elementy, bez których nie zadziała

Po co wysyłać wezwanie do zapłaty

Wezwanie ma trzy zadania. Po pierwsze, często po prostu działa: kontrahent, który odkładał płatność, dostaje jasny sygnał, że faktura jest pilnowana. Po drugie, porządkuje stan sprawy: wskazuje kwotę, termin i rachunek. Po trzecie, przygotowuje grunt pod sąd. W pozwie trzeba podać, czy strony próbowały rozwiązać spór polubownie, a wezwanie jest najprostszym dowodem takiej próby.

W transakcjach między firmami wezwanie nie jest warunkiem naliczania odsetek. Odsetki za opóźnienie należą się od dnia następującego po terminie płatności, bez osobnego pisma.

Co musi zawierać wezwanie

• Dane wierzyciela i dłużnika: pełne nazwy, adresy, NIP.
• Podstawa roszczenia: numer i data faktury, umowa lub zamówienie, którego dotyczy.
• Kwota: należność główna, osobno odsetki naliczone na konkretny dzień i ewentualna rekompensata za koszty odzyskiwania należności.
• Termin zapłaty: konkretna data, zwykle 7 dni od doręczenia. Sformułowanie „niezwłocznie” jest gorsze, bo trudno wskazać, kiedy termin minął.
• Rachunek bankowy do wpłaty.
• Informacja o dalszych krokach: rzeczowo, że po bezskutecznym upływie terminu sprawa zostanie skierowana na drogę sądową.
• Data, podpis i dane osoby do kontaktu.

Wzór wezwania do zapłaty

[Miejscowość], [data]

[Nazwa wierzyciela]
[Adres, NIP]

[Nazwa dłużnika]
[Adres, NIP]

WEZWANIE DO ZAPŁATY

Wzywam do zapłaty kwoty [kwota] zł (słownie: [kwota słownie]) z tytułu faktury VAT nr [numer] z dnia [data wystawienia], której termin płatności upłynął [data].

Na dzień sporządzenia wezwania zadłużenie obejmuje:
1. należność główną: [kwota] zł,
2. odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych liczone od [data] do [data]: [kwota] zł,
3. rekompensatę za koszty odzyskiwania należności: równowartość [40/70/100] euro, to jest [kwota] zł.

Razem do zapłaty: [kwota] zł.

Wpłaty proszę dokonać w terminie 7 dni od otrzymania wezwania na rachunek bankowy nr [numer rachunku].

Brak zapłaty w wyznaczonym terminie spowoduje skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego, co wiąże się z dodatkowymi kosztami po stronie dłużnika.

Jeżeli płatność została już zrealizowana, proszę o przesłanie potwierdzenia przelewu.

[Imię i nazwisko, stanowisko, telefon, e-mail]

Jak wysłać wezwanie

Przepisy nie narzucają formy. W praktyce najlepiej wysłać wezwanie dwiema drogami: e-mailem na adres używany w dotychczasowej korespondencji oraz listem poleconym na adres z rejestru (KRS lub CEIDG). List polecony daje dowód nadania, który przydaje się w sądzie.

Ile wezwań wysłać

Jedno lub dwa. Pierwsze może mieć łagodniejszy ton, drugie, często nazywane przedsądowym albo ostatecznym, zapowiada konkretny krok. Wysyłanie kolejnych pism bez konsekwencji uczy dłużnika, że terminy z wezwań nic nie znaczą.

Ważniejsza od liczby pism jest regularność. Wezwanie wysłane dziesięć dni po terminie działa lepiej niż to samo pismo wysłane po pół roku. Dlatego w monitoringu należności każda faktura ma z góry ustalony dzień przypomnienia i wezwania.

Czego unikać

• Gróźb, których nie można albo nie zamierza się spełnić. Zapowiedź pozwu jest w porządku, straszenie odpowiedzialnością karną bez podstaw już nie.
• Niejasnych kwot. Jeśli dłużnik nie wie, ile dokładnie ma zapłacić, ma wygodny powód, żeby nie płacić wcale.
• Terminów bez daty.
• Upubliczniania informacji o długu wobec osób trzecich.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej. W sprawach spornych albo nietypowych warto skonsultować się z radcą prawnym lub adwokatem.